Open sollicitaties
Open sollicitaties kunnen op diverse wijzen bij de Hogeschool der Kunsten binnenkomen (via e-mail naar P&O of een afdeling en/of via de post). Open sollicitaties dienen te worden (door)gestuurd naar werving@hdkdenhaag.nl. P&O bevestigd de ontvangst van de sollicitatie en legt deze voor aan het hoofd van de afdeling waarmee de sollicitant de meeste aanknopingspunten of affiniteit heeft. Nadat een open sollicitatie is doorgestuurd naar werving@hdkdenhaag.nl wordt deze door de oorspronkelijke ontvanger vernietigd.

De open sollicitatie wordt na 2 maanden, indien er geen match is gevonden vernietigd.

Sollicitatietrajecten
Bij de werving- en selectie van personeel is de Sollicitatiecode HdK van toepassing.

Als je betrokken bent bij werving- en selectietrajecten houd je je aan de volgende regels: Sollicitatiebrieven en cv’s komen binnen in de mailboxen werving@koncon.nl, werving@kabk.nl en werving@hdkdenhaag.nl. P&O beheert de gegevens in deze mailboxen en zorgt ervoor dat vacaturehouder en leden van de selectiecommissie toegang krijgen tot de gegevens van de desbetreffende vacature. Na afronding van de sollicitatieprocedure worden de sollicitatiebescheiden van de afgewezen kandidaten door P&O, vacaturehouder en de leden van de selectiecommissie vernietigd, tenzij de sollicitanten aangeven dat hun persoonsgegevens tijdelijk bewaard mogen worden. Dat geldt dan voor maximaal 1 jaar.

Je mag online zoeken naar aanvullende gegevens over de sollicitant. Deze mag je raadplegen indien relevant voor de functie. Wel moet je de sollicitant hiervan op de hoogte stellen.

Een nieuwe medewerker die in dienst treedt bij de HdK wisselt persoonsgegevens uit ten behoeve van de personeels- en salarisadministratie, zoals woonadres, nationaliteit, burgerservicenummer, geboortedatum, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Daarnaast versterkt de nieuwe medewerker kopieën van zijn of haar diploma’s en ID-bewijs.

P&O-medewerkers verwerken al deze gegevens in het personeelssysteem (ADP) en in het personeelsdossier. P&O verstrekt geen kopieën uit het dossier aan onbevoegden. Persoonsgegevens of kopieën van documenten met persoonsgegevens mogen niet (als een schaduwdossier) bij een faculteit of afdeling worden bewaard.

Bij indiensttreding moet een nieuwe medewerker een integriteits- en privacyverklaring [intranet KC en intranet KABK] ondertekenen en een VOG inleveren.

Als dat bij jouw functie hoort, heb je toegang tot het personeelsdossier.

Het personeelsdossier is bedoeld om formele documenten van medewerkers en het dienstverband vast te leggen. Denk aan evaluatie- en voortgangsgesprekken, de arbeidsovereenkomst, eventuele aanhangsels en diploma’s en certificaten.

Het verzuimdossier maakt onderdeel uit van het digitale personeelsdossier zoals beschreven in het protocol Ziekteverzuim [intranet KC en intranet KABK]

Bij indiensttreding voert P&O alle persoonsgegevens en documenten in van de nieuwe collega. Het is belangrijk dat daarna alle papieren documenten van de nieuwe collega worden vernietigd. Dit geldt niet alleen voor P&O-medewerkers, maar voor alle betrokkenen. Persoonsgegevens van (nieuwe) medewerkers mogen nooit onbeveiligd via e-mail worden verstuurd, niet naar extern, maar ook niet binnen de HdK. Ontvang je een e-mail met persoonsgegevens, neem dan contact op met de betrokken P&O-medewerker en vernietig de gegevens. Dit geldt ook voor persoonsgegevens van externe medewerkers die tijdelijk zijn ingehuurd.

Afhankelijk van je functie, heb je toegang tot systemen zoals ADP en Osiris waar persoonsgegevens in staan. Werk je met persoonsgegevens, dan doe je dit zo veel mogelijk rechtstreeks in die applicaties . Werk je in een document dat persoonsgegevens bevat, dan mag je dit alleen opslaan op de groepsnetwerkschijven. Hierin zitten mappen waarvoor alleen bepaalde medewerkers gemachtigd zijn. Sla het document op in een passende onderliggende map. Welke map dit precies is en wie een machtiging mag hebben, wordt binnen de faculteit of afdeling bepaald.

Documenten met persoonsgegevens mag je dus niet opslaan in of op:

  • je persoonlijke schijf (C-schijf);
  • Google Drive, Dropbox of andere clouddiensten ;
  • een usb-stick of externe harde schijf;
  • je persoonlijke computer, laptop of smartphone;

Subsidiegevers willen vaak inzage in de ureninzet en loonkosten van medewerkers. Het is niet wenselijk dat dergelijke personele gegevens aan externen ter beschikking worden gesteld.

Alleen P&O is bevoegd om deze gegevens beschikbaar te stellen. Daarnaast moet aan alle medewerkers van HdK die aan een subsidieproject meewerken, vooraf toestemming worden gevraagd voor het verstrekken van hun gegevens.

Je mag een kopie van het ID-bewijs alleen bewaren in het personeelsdossier. Van medewerkers is het wettelijk verplicht een kopie–legitimatie in het personeelsdossier te bewaren. Een rijbewijs geldt als wettelijk legitimatiebewijs, behalve bij indiensttreding. Dan is een ID-kaart of paspoort nodig.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie. De overheid legt in regelgeving vast voor welke beroepen een VOG in ieder geval verplicht is. Zoals voor onderwijzers in het lager onderwijs en voor gastouders en taxichauffeurs. Als er geen wettelijke verplichting is, mag een werkgever zelf bepalen of hij een VOG verplicht stelt voor een bepaalde functie.

De HdK stelt een VOG verplicht voor al het personeel. De nieuwe medewerker vraagt zelf de VOG aan en verstrekt deze vrijwillig aan HdK. De HdK registreert deze verklaring in ADP en neemt deze op in het personeelsdossier.

Bij het gebruik van mail houd je rekening met de basisbeginselen van gegevensbescherming. Voordat je besluit tot het verzenden van bulkmail, ga je na of je niet meer mensen bij de mail betrekt dan strikt noodzakelijk. En ga na of andere kanalen even geschikt of zelfs geschikter zijn om de mededeling te verspreiden.

Wanneer je ziek bent, geef je dit zelf door aan je afdelingshoofd en P&O. Zie het Verzuim- en re-integratieprotocol [intranet KCen intranet KABK]. Je leidinggevende mag enige informatie vragen zoals telefoonnummer, je verblijfsadres, de vermoedelijke duur van het verzuim en of er lopende afspraken zijn. Maar ook of je onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt en of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of een verkeersongeval.

Het is niet de bedoeling dat op andere plaatsen binnen de HdK informatie over een ziekmelding te vinden is. Wil een collega zich ziekmelden bij jou, dan verwijs je altijd door naar het afdelingshoofd en/of P&O. Je registreert niets en geeft geen informatie door via e-mail of een WhatsAppgroep.

De HdK mag de gegevens die vrijwillig zijn verstrekt registreren. Zoals bij een ziekte waarbij het noodzakelijk is dat directe collega’s in geval van nood weten hoe ze moeten handelen. Bijvoorbeeld bij epilepsie.

De bedrijfsarts of andere specialist moet zich houden aan strenge eisen wat betreft het terugkoppelen van gegevens over de aard van de ziekte aan de HdK. De leidinggevende moet zorgvuldig omgaan met de gegevens die hij of zij in overleg met de medewerker opneemt in het re-integratieplan.

Wil je een bloemetje of kaartje sturen naar een collega? Dan moet je collega toestemming hebben gegeven voor het delen van zijn of haar adresgegevens. De adresgegevens zijn dan bekend bij P&O. Ook het plaatsen van een geboortekaartje op een prikbord mag pas na toestemming van de medewerker.

Zolang het om zakelijke (mobiele) telefoonnummers van (externe) medewerkers gaat, mag je deze doorgeven aan externe partijen. Als het om een privénummer gaat dat ook zakelijk wordt gebruikt dan moet je toestemming vragen. Als medewerker moet je persoonlijk zijn geïnformeerd over het bestaan en gebruik van een telefoonlijst waar jouw privé nummer op voorkomt.