Betrokkenen hebben het recht om de Hogeschool der Kunsten te vragen om:

• Inzage
  Betrokkene heeft recht op inzage in de gegevens die de school bewaart over betrokkene en eventueel minderjarig kind. Onder het inzagerecht vallen alle persoonsgegevens die door de Hogeschool der Kunsten worden verwerkt. Bijvoorbeeld gegevens die worden verzameld, vastgelegd, geordend, bewaard of gebruikt. Betrokkene kan bijvoorbeeld het volledige dossier opvragen.
• Kopie
  Betrokkenen hebben naast inzage ook recht op een kopie van het gehele dossier. De HdK moet dit digitaal of op papier verschaffen als betrokkene daarom vraagt. Het niet verschaffen van een kopie is in strijd met de AVG. De hogeschool mag in bepaalde gevallen kopieerkosten in rekening brengen.
• Correctie en aanvulling
  Betrokkenen hebben het recht om hun dossier te laten corrigeren. Aantoonbaar onjuiste informatie moet de HdK bij bewijs daarvan aanpassen, verbeteren of verwijderen. Is betrokkene het niet eens met wat de HdK in het dossier vermeldt, maar kan hij of zij niet bewijzen dat het niet waar is? Dan heeft betrokkene altijd de mogelijkheid om zijn zienswijze te laten toevoegen.
• Wissen van gegevens
  In sommige situaties moet de HdK gegevens wissen als betrokkene daarom vraagt. Het gaat dan om de volgende gegevens:
  • Gegevens die niet meer nodig zijn. Het bewaren van de gegevens die geen doel meer hebben. Bijvoorbeeld de uitkomst van een verlopen test of een studentenlijst met telefoonnummers. Maar ook beoordelingsgesprekken van medewerkers die al langer niet meer werkzaam zijn bij de HdK.
  • Betrokkene heeft toestemming ingetrokken. Betrokkene heeft bijvoorbeeld toestemming gegeven om foto’s op facebook te plaatsen, maar wilt dat niet meer. Dan moet de HdK de foto’s verwijderen.
  • Betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Als betrokkene het bijvoorbeeld niet eens is met cameratoezicht. De school moet de gegevens wissen als rechten van betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de HdK.
  • De gegevens worden onrechtmatig verwerkt. De HdK mag de gegevens niet verwerken, omdat er bijvoorbeeld geen grondslag is voor verwerking.
  • De wettelijk bepaalde bewaartermijn is verstreken.
  • Gegevens die via een app of website zijn verzameld over een kind jonger dan 16 jaar.
• Overdragen van gegevens
  Betrokkene heeft het recht om digitaal bewaarde gegevens over te dragen aan een andere school of organisatie. Betrokkene mag ook van de HdK vragen om de gegevens direct over te dragen. De informatie moet gestructureerd en duidelijk zijn en moet makkelijk te verwerken zijn door de andere organisatie.
• Zeggenschap over gegevens
  Betrokkene mag de HdK vragen om gegevens te bewaren. Het gaat dan om gegevens die nodig zijn voor een rechtsvordering of omdat betrokkene ze later op wil kunnen vragen. Betrokkene mag ook aan de HdK vragen om tijdelijk geen gegevens te verwerken als hij of zij gevraagd heeft om een aanpassing. De HdK moet dan eerst controleren of zijn of haar gegevens kloppen.
• Bezwaar
  Wil betrokkene niet dat de HdK bepaalde gegevens verwerkt? Dan kan betrokkene bezwaar maken. De HdK moet dan een nieuwe afweging maken tussen de privacybelangen van betrokkene en de belangen van de school. In de tussentijd mogen geen gegevens worden verwerkt. Dit geldt niet voor gegevens die de school volgens de wet moet verwerken. De HdK is ook verantwoordelijk voor gegevens die aan derde partijen zijn verstrekt. Worden er gegevens gewist? Dan moet de HdK ervoor zorgen dat deze gegevens ook daar worden gewist.

Alle verzoeken worden op wettigheid en redelijkheid getoetst.

Als betrokkene gebruik wil maken van zijn rechten vraagt betrokkene dit schriftelijk aan via privacy@hdkdenhaag.nl. Verzoeken worden bijgehouden in een centraal register.

Binnen een maand moet de Hogeschool der Kunsten aan het verzoek voldoen. Als het erg ingewikkeld is om dit binnen een maand te doen, mag deze termijn bij uitzondering één keer worden verlengd met twee maanden. Daarvan krijgt betrokkene dan binnen een maand bericht. Weigert HdK het verzoek? Dan krijgt betrokkene een brief met daarin de reden van weigering.

Kosten
In principe vraagt de HdK geen geld voor een verzoek om bijvoorbeeld een kopie, aanpassing of het wissen van informatie. Dit mag alleen als het verzoek ongegrond of buitensporig is. Dit kan het geval zijn als betrokkene bijvoorbeeld elke week om een correctie vraagt of wanneer het heel ingewikkeld of duur is om een kopie te maken. In dat geval mag de HdK een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

16 jaar en ouder
Genoemde rechten rondom het (student/medewerker-)dossier zijn in beginsel rechten van de student/medewerker zelf. Voor scholieren onder de 16 jaar treden ouders op als wettelijk vertegenwoordiger. Dat betekent dat een scholier vanaf 16 jaar zelf mag beslissen over zijn (leerling-)dossier en dus ook zelf inzage hoort te vragen. De ouder kan alleen met toestemming van de leerling zelf over het gehele dossier beschikken. De HdK heeft wel de plicht, op basis van de Wet Voortgezet Onderwijs, om ouders op de hoogte te stellen over de studievoortgang van hun kind zolang deze minderjarig is, dus tot hun kind 18 jaar is.